一開始使用手帳，最令人頭痛的就是「不知該如何有效的紀錄行程」。凌亂的紀錄，又怕回頭看的時候看不懂自己在寫啥，甚至會想撕掉重寫，而這樣的猶豫心理，往往會導致我們對手帳卻步，不敢使用漂亮又昂貴的手帳。

我衷心給大家一個建議：就寫吧，不要想太多！ 不寫，就永遠不知道自己適合怎樣的格式，一定要不斷的嘗試才能找到最適合自己的紀錄方法。所以大膽的下筆吧！只要抱持著「會寫得愈來愈好」這樣的想法，那麼手帳也是會跟著自己成長的唷！

 讓手帳分攤你的大腦負擔

在有手帳之前，我們習慣大腦記憶所有的事情，或是把零散的行程夾在跟客戶往來的信件中、或是幾張隨手抄寫的便條紙上。

其實這是很沒有效率的方式，大家試著思考，一個人可以有幾顆大腦來記憶這些行程？重點是，大腦應該要用來做更重要更專業的工作，這些瑣碎的行程就交給手帳吧！請強迫自己用筆寫下來，然後將他們從大腦中放水流，不要增加大腦額外的負擔。

優先寫下「 100% 確定」的行程

我的規劃方式是把今天「確定要完成的工作事項」以及「確定會開的會議」優先紀錄在手帳上，既然已經確定了，至少有九成機率不會更動，也不用重新花時間謄寫。

畢竟，我們偶爾會因為行程遭到更動，一個忙碌或不開心，匆匆的畫上醜醜的刪除線，雖然很多人覺得手帳愈亂愈有價值，但是我還是偏好整齊乾淨的手帳，畢竟手帳乾淨才容易閱讀，也不會因此遺漏事項唷。

▼ 畫滿刪除線的手帳，凌亂且難以閱讀，真的不建議使用刪除線。

紀錄重點：人與事

該紀錄到多細節的事情呢？建議大家不用記到太細節，因為手帳的格子不大，以我的 Raymay Nofes 來看，週記事的格子的確不大，如果行程太多，又要顧略到每個細節，很容易就會借用到明天的格子，在確認行程時，無法在第一時間搞清楚這是今天還是明天的行程。

我的紀錄方式，通常只記「人」跟「事」，愈簡短有力愈好。但如果你覺得這樣的紀錄方式不適合你，可能太過籠統，你也可以再多記一些明確的事項協助你查閱。但老話一句，記得確認你每一天的格子夠大，可以讓你紀錄更多東西；如果格子真的沒那麼大，卻仍有紀錄細節的必要，建議大家可以使用便利貼輔助。

開會實際花費的時間

接著來聊聊會議的時段紀錄。

上班後總是避免不了大會小會，如果你願意也可以使用手帳紀錄與安排你的會議。假設會議有確定的時間，也要記得寫上去，才能快速的確認是否會跟其他會議衝突。

假使你是會議主持人，或經常需要安排會議的時段，我建議可以把實際開會的時間補充上去。

舉個例子，A 會議原本預定 2~5 點，實際上卻開到 6 點，比預估的時間多了 1 個小時，我們同樣要把多出來的 1 小時寫進去。

會後可以檢討開會的時間是否有在掌控內？是過長還過短？delay 的頻率多高？該如何改進... 等等？

透過這樣的紀錄，慢慢抓出適合自己的主持節奏，才不會讓會議顯得冗長又沒效率喔。

▼ 在會議時段後加上一些註解，更有利於會後檢討。

工作待辦事項

一提到工作待辦事項 (todo list)，腦海應該會浮現「在每個待辦事項前面加入方格，有做到打勾，沒有做到就留白或打叉。」這樣的畫面吧！

但，問題來了！這些沒有完成的工作待辦事項，你們通常會怎麼處理呢？

我這邊舉兩種常見的做法，大家也是這樣做的嗎？

1. 在其他日期 / 時間，重新謄寫一遍
2. 來玩連連看，用箭頭拉線的方式，移動到其他欄位

我想，手帳有趣的地方就在這！因為這些做法都沒有正確答案，只有「適不適合自己」、或「自己喜不喜歡」。

所以大家不妨思考一下，你們會選擇哪一種？

 如何管理尚未完成的待辦事項

而我建議的處理方法，是上述兩種都不採用的第三種方法：「不重新謄寫」，也「不畫箭頭」。

就讓沒有完成的工作代待事項繼續放在原位子吧，等到完成的時候，再回去打勾並加上完成日期，我選擇這種做法的理由如下：

為何不用箭頭？

箭頭雖然很方便、也很明確，但我對手帳有股執著的潔癖，不喜歡看到太多雜亂無序的線條及塗改痕跡，所以我果斷捨棄箭頭。

為何不重新謄寫？

如果有很多的工作待辦事項都沒完成，每件都要重新謄寫應該會累死人。久而久之會懶得再寫工作手帳、甚至翻開來就驚恐。此外如果今天的工作量又特別多，謄寫多少會佔用工作時間，而且短時間內寫太多字手也會痠 XD。

推薦的做法

每一條代辦事項前面都有方格，所以很明顯可以看到未被打勾的方格。因此我會利用早上剛到公司吃早餐時，重新檢查這禮拜沒有做記號的方格，確認待辦事項的進度及重要性並優先處理。假使這是時程較長的專案工作，也可以選擇累積到禮拜五再一次處理。

也許會有朋友覺得疑惑，「不重新謄寫」，也「不畫箭頭」，真的會回頭看已過去的日子嗎？

其實，這就是我選擇「一週一頁」作為上班手帳的原因之一，只要你的工作待辦事項還記錄在同一頁，我們就一定看得到，所以不用怕會錯過；當然，如果你的工作已經拖到下禮拜，需要回頭翻頁清除未完成的工作，也許可以考慮採用謄寫的方法，或是思考如何改善工作效率。

成為會議記錄高手

常見的一週一頁格式都是「左邊放日程計畫，右邊留白給大家隨意發揮」，而空白處常見的樣式是方格(方眼)以及橫線(橫罫)，對我而言兩種都可以接受，只要印刷的線段不會濃到蓋住我寫的字即可。

如同前面所提，相對於空白處到底要是全空白？方格？或橫線？我比較在意的反而是線條的「濃淡」會不會喧賓奪主。

像圖片右一 Nofes 的虛線以及右二 Traveler's Notebook 的方格，線條深淺我都覺得剛剛好。而左邊這款筆記本的線條我就覺得太濃，以致於買來有點後悔，太濃的線條反而沒辦法凸顯自己寫的字，甚至會讓筆劃跟線條互相蓋住，而且我也很難寫螞蟻字，要完美寫在格子里根本不太可能，所以到現在還不敢在這本筆記本上寫字。

因此，建議大家買手帳時請一定要到實體店面看過一輪。如果可以拆開來，或是有 sample 可以看，就儘量看吧！不要買了才後悔，真的會欲哭無淚呢。

讓我們再拉回來會議紀錄的部分，我會利用手帳右邊的空白處做會議記錄，不會再另外拿筆記本，畢竟同樣都是跟工作有關的事務，如果再分散其他本子紀錄，之後要整合或是互相對照會比較麻煩。

如何寫出一個有效的會議紀錄

我的紀錄格式大略如下：

1. 標題 ：開會的日期或會議當日主題
2. 用條列式紀錄「跟自己有關的」會議重點以及代辦事項。
   畢竟會議通常不會只有一個主題，如果你不是會議主持人，請專注在跟自己相關的議題上即可，不要把所有人說過的話都紀錄起來呀！
3. 同樣把「人」和「事」點出來，紀錄的時候可以再把一些細節補上，通常一個功能遭到質疑時，總會有人拋出想法給例子，如果你覺得這些例子還不錯，也可以把他紀錄起來作為參考。

假使一天要開很多會議，我會選用黑筆做區隔，從左邊的紀錄區塊開始拉線，延伸到右邊的會議記錄，除了有個區分之外，也可以很快的知道這是哪一天的會議記錄唷 ：)

活用週末格子 

利用前述的工作方法，讓左邊禮拜一到禮拜五的格子，以及右邊大大的空白頁都填滿我們的工作紀錄。但還有一個區塊尚未被開發到，那就是位於左邊「禮拜六跟禮拜日」的假日時段啦！

如果你不是服務業，那麼通常都是週休二日，所以不會有會議以及代辦事項需要紀錄。但對我們這些強大的手帳控來說，人生不就是以塞滿手帳為目標的嗎！我們要在有限的資源上做最有效的運用，因此，你怎麼能允許手帳有空白～

週末格子使用方法一

讓我們利用假日的空白，紀錄下禮拜要做的工作清單 ，我們先不用思考這些代辦事項要排在下禮拜的哪一天？

▼ 先把所有覺得要做的事情一股腦兒的寫出來，等到下禮拜再慢慢的排時間做吧。

週末格子使用方法二

你也可以利用假日的空白，總結這個禮拜工作的進度唷。

首先讓我們把手上的專案分門別類，像我是用工作的類型區分，再排出哪些事情「已完成」？哪些事情「待完成」？

如此一來，就能瞭解自己的工作效率，並進行簡易的專案控管。最後也可以把待完成的事項排到下禮拜繼續進行。

不管是要總結這個禮拜的工作進度，或是規劃下禮拜的工作項目，都可以有效地利用週末的空白，以上兩種方法推薦給大家。

TIPS: 多色筆的活用建議

有的人對於「顏色」這件事有股莫名的執著，像我也會 XD

但其實不同顏色的筆只是讓你用來做區分罷了。只是用久了，難免有一套自己習慣的顏色理論。就跟色彩學一樣，在通用的情況下，紅色通常是用來記錄「最重要/緊急的事情」...等等。

這邊也分享給大家我常用的幾種顏色：

• 黑色 / 藍色：黑或藍永遠是筆記的主要百搭色，一般紀錄推薦使用黑或藍色做紀錄，看久眼睛也不會疲勞喔。
• 紅色：開會講求的是有效率的紀錄，建議大家不要花時間去想「我這支筆的顏色是用來搭配甚麼類型的事情？」
  一忙起來還要想要用什麼顏色的筆，反而會讓自己更加混亂。
  就像前面所言，紅色通常用來記錄重點事項，所以在緊急情況下，就用紅色來幫忙紀錄重點吧。
• 淺橘色 / 淺綠色： 一般記事用黑色或藍色，重點紀錄用紅色。那還有甚麼事情需要在開會時紀錄呢？
  我建議可以買一隻淺橘色或淺綠色的筆，以不要蓋住前面兩種顏色為主，可以在文字上畫圈，或是額外增添註記，既不會喧賓奪主，又可以引起自己的注意力，是很棒的搭配。

寫在後頭之版權宣告

• 「神奇的手帳整理魔法」一書作者為 MUKI wu，即日起取得出版社同意，將書上的所有內容放在部落格，供大家試閱。
• 其他網站未取得授權禁止轉載與引用。一旦發現文章以及圖片被盜用，一定追究（書中所有圖文內容皆有著作法保護，請大家自重勿隨意竊取）。
• 此書尚未絕版，如果您喜歡，歡迎以行動支持收藏實體書：http://www.books.com.tw/products/0010664060

以上～有任何問題歡迎留言或是到粉絲團 / IG 詢問唷! 也歡迎追蹤我 👍

2

發生錯誤。