用月記事做專案控管

在工作手帳中，我通常會利用月記事欄位做兩件事情，分別是「 規劃專案進度」以及「記錄休假」。

月記事手帳通常有兩種規格：

1. 以「禮拜一」作為一週的開頭
2. 以「禮拜日」作為一週的開頭

我習慣找「禮拜一開頭」的手帳，對上班族而言，禮拜一是每個禮拜的第一個開工日，作為開頭較容易管理專案(對我而言啦)。

月記事的特色是每一天都是一個小格子，緊密的排列在一起，加上一次就可以看到一個月，這樣的特性很適合讓我們做專案進度表。

這本是我的 Raymay Nofes，他的月計畫開頭，會註定這是今年的第幾週，所以我會利用這個格子寫下正在進行的專案項目。

後面的禮拜一到禮拜五方格，則可以依照自己的喜好，或是字體的大小做適當的取捨與調整，我自己常用的紀錄分類與方式，會在下面一一跟大家說明：）

一、即將開始的專案 

如果是一個全新的、即將開始的專案，正常情況下主管會交代我們大概從什麼時候開始做？預計做多久？得到這些資訊後，我們就可以先把預定的時間記在手帳上。

在紀錄的過程，發現新專案跟正在進行的工作衝突到，也可以立即跟主管反應，千萬不要傻傻的全盤答應，到時候做不完就欲哭無淚了。

▼ 先利用不同顏色的筆寫下不同的專案名稱，之後用顏色識別會很清楚唷

二、預定的進度

開始一個專案前，要先知道自己負責哪一塊，如果負責的東西很多，儘量把同類型的歸在一類，然後開始規劃每一類預定完成的時間；此外也可以在工作項目後面加上完成日期。不過月記事的格子很小，無法讓我們寫太多字，如果要細分自己負責的專案項目，我會建議可以用便條紙寫在旁隨時查閱。

▼ 先把預定要做的專案以及完成日期寫起來

▼ 如果格子太小，可以用便條紙再細分工作項目，同樣可以在工作項目後面寫上 deadline。

三、已開始的工作

我覺得這跟寫週報有點類似，就像每個禮拜都要跟主管匯報做了哪些東西？以及正在進行哪些項目？...等等。

如果手帳的月記事欄位很大，可以考慮把每個專案的細項條列出來，並且評估已完成的進度；如果欄位不大，可以只寫專案名稱，以及重要的工作大項。

這些紀錄沒有一定的準則，都要看各位的工作，以及手帳的適用性而做調整唷。

▼ 以 4 ~ 6號為例子。因為這個月的專案數量不多，所以我將專案的細項都條列出來，後面寫上已完成的進度 (%)。

TIPS: 用箭頭取代日期作為 deadline 

我習慣畫箭頭表示完成的日期 (deadline)。

像我之前提到的，月記事欄位是一格一格緊密排列，而且一次就可以看到一個月，所以箭頭能快速瞭解自己還有幾個工作天，我認為比寫日期還要直覺。

另外預定進度的時間都會比較鬆，所以大家可以把時程畫長一點，這樣才有個緩衝。

以上跟大家介紹利用「月行事曆」作為專案管理的一種方法，雖然通常我們都會使用甘特圖做控管，但透過這樣的介紹，大家應該也能接受用月行事曆做管理了吧 XDDD。

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