以前，我習慣用手帳的週計畫格式來進行專案管理。然而，Notion 推出了週計畫的功能，於是我把專案管理轉移到了 Notion 上。畢竟，使用數位工具來追蹤專案更加方便，而 Notion 的共用資料庫功也能讓我以多種格式呈現專案資訊。

五種專案管理的格式

以下是我用的五種格式，依序跟大家分享我的設計理念，文末也有提供模板讓大家快速套用，因此建議先閱讀過我的設計理念，才能更好上手，並且修改成屬於你自己的模板唷。

待辦事項

我會在資料庫中，建立一個包含所有待辦事項的表格，他就是這個專案管理的地基，後面所有的格式，都是建立在待辦事項的基礎上。我只要在待辦事項建立好工作項目，就會根據我設定的規則，自動放到甘特圖、月週計畫，或是文件裡。

我把要做的事情都寫入待辦事項，並依序填好「專案名稱」以及「項目類型」。

此時，如果項目類型是文件，就會消失在待辦事項，改出現在文件裡，文件不是待辦事項，卻又跟專案息息相關，因此我將它規劃在同個資料庫裡。後面會再詳細介紹文件的規則。

如果有填寫日期，就會將待辦事項自動放到甘特圖以及月週計畫裡。

週計畫

我非常喜歡週計畫，因為有了他，我就能更清楚當週的工作項目與排程，並且將每週的任務和目標安排得井井有條。

待辦事項是整個專案的地基，但我預設的模板是本週計畫，因為比起瀏覽全部的待辦事項，我更希望專注在當週要做的事情。

甘特圖

我的甘特圖用「專案類型」做主分類，並將子項目拆開。如果你也像我一樣同時管理多個專案，建議你也可以使用「專案類型」這樣的分類方式。如此一來，可以更清楚了解每個專案的類型，讓專案管理過程更有組織性和可控性。

▼ 設定主分類方式：選擇右上角的「...」➞ 「Group」➞ 「Group By」➞ 選擇分類群組

▼ 打開表格功能：選擇右上角的「...」➞「Properties」➞「Table」分頁，打開要放在表格的欄位

▼ 我選擇的分類群組是「專案名稱」，這樣就會按照專案名稱，將子任務分門別類，方便觀看

粉絲團有朋友詢問，該如何從頭製作這個有 Table 功能的甘特圖，因此我拍了一個影片給大家參考：

月計畫

我把月計畫定位在「甘特圖」+「週計畫」的綜合體，我可以一覽整個月份的安排，有需要時，也能深入查看每天的工作內容。

文件

專案總是有很多的規格文件、會議討論、發想，開發筆記... 等等需要反覆查閱，他不是待辦事項，卻跟專案息息相關。為了讓我能順利在需要時，回頭尋找這些文件，所以我在「項目類型」新增了「文件」，並設置了文件用的模板，拆開「文件」跟「待辦事項」，卻又能共用一份資料庫。

▼ 用專案做主分類，方便未來查找

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