Copyright © 2008 ~ 2024 MUKI space* / omegaBook theme All Rights Reserved.

以前,我習慣用手帳的週計畫格式來進行專案管理。然而,Notion 推出了週計畫的功能,於是我把專案管理轉移到了 Notion 上。畢竟,使用數位工具來追蹤專案更加方便,而 Notion 的共用資料庫功也能讓我以多種格式呈現專案資訊。

五種專案管理的格式

以下是我用的五種格式,依序跟大家分享我的設計理念,文末也有提供模板讓大家快速套用,因此建議先閱讀過我的設計理念,才能更好上手,並且修改成屬於你自己的模板唷。

待辦事項

我會在資料庫中,建立一個包含所有待辦事項的表格,他就是這個專案管理的地基,後面所有的格式,都是建立在待辦事項的基礎上。我只要在待辦事項建立好工作項目,就會根據我設定的規則,自動放到甘特圖、月週計畫,或是文件裡。

我把要做的事情都寫入待辦事項,並依序填好「專案名稱」以及「項目類型」。

此時,如果項目類型是文件,就會消失在待辦事項,改出現在文件裡,文件不是待辦事項,卻又跟專案息息相關,因此我將它規劃在同個資料庫裡。後面會再詳細介紹文件的規則。

如果有填寫日期,就會將待辦事項自動放到甘特圖以及月週計畫裡。

週計畫

我非常喜歡週計畫,因為有了他,我就能更清楚當週的工作項目與排程,並且將每週的任務和目標安排得井井有條。

待辦事項是整個專案的地基,但我預設的模板是本週計畫,因為比起瀏覽全部的待辦事項,我更希望專注在當週要做的事情。

甘特圖

我的甘特圖用「專案類型」做主分類,並將子項目拆開。如果你也像我一樣同時管理多個專案,建議你也可以使用「專案類型」這樣的分類方式。如此一來,可以更清楚了解每個專案的類型,讓專案管理過程更有組織性和可控性。

▼ 設定主分類方式:選擇右上角的「...」➞ 「Group」➞ 「Group By」➞ 選擇分類群組

▼ 打開表格功能:選擇右上角的「...」➞「Properties」➞「Table」分頁,打開要放在表格的欄位

▼ 我選擇的分類群組是「專案名稱」,這樣就會按照專案名稱,將子任務分門別類,方便觀看

粉絲團有朋友詢問,該如何從頭製作這個有 Table 功能的甘特圖,因此我拍了一個影片給大家參考:

月計畫

我把月計畫定位在「甘特圖」+「週計畫」的綜合體,我可以一覽整個月份的安排,有需要時,也能深入查看每天的工作內容。

文件

專案總是有很多的規格文件、會議討論、發想,開發筆記... 等等需要反覆查閱,他不是待辦事項,卻跟專案息息相關。為了讓我能順利在需要時,回頭尋找這些文件,所以我在「項目類型」新增了「文件」,並設置了文件用的模板,拆開「文件」跟「待辦事項」,卻又能共用一份資料庫。

▼ 用專案做主分類,方便未來查找


Notion 模板下載

Notion 專案管理
  • 下載:https://mukiwu.notion.site/a9d5dd5ee6eb46c9b391220106d33ac1
  • 作者:哈囉沐奇 MUKI
  • 使用說明:自己使用可刪除頂部版權,但嚴禁分發、嚴禁二次分享,嚴禁商用
  • 使用時,只要在「待辦事項」新增工作項目,其他的模板都會自動抓資料。

歡迎給我點鼓勵,讓我知道你來過 :)

26
2
Subscribe
Notify of
guest

0 則留言
Inline Feedbacks
View all comments