神奇的手帳整理魔法:用手帳做會議記錄與專案管理

一開始使用手帳,最令人頭痛的就是「不知該如何有效的紀錄行程」。凌亂的紀錄,又怕回頭看的時候看不懂自己在寫啥,甚至會想撕掉重寫,而這樣的猶豫心理,往往會導致我們對手帳卻步,不敢使用漂亮又昂貴的手帳。

我衷心給大家一個建議:就寫吧,不要想太多! 不寫,就永遠不知道自己適合怎樣的格式,一定要不斷的嘗試才能找到最適合自己的紀錄方法。所以大膽的下筆吧!只要抱持著「會寫得愈來愈好」這樣的想法,那麼手帳也是會跟著自己成長的唷!

 讓手帳分攤你的大腦負擔

在有手帳之前,我們習慣大腦記憶所有的事情,或是把零散的行程夾在跟客戶往來的信件中、或是幾張隨手抄寫的便條紙上。

其實這是很沒有效率的方式,大家試著思考,一個人可以有幾顆大腦來記憶這些行程?重點是,大腦應該要用來做更重要更專業的工作,這些瑣碎的行程就交給手帳吧!請強迫自己用筆寫下來,然後將他們從大腦中放水流,不要增加大腦額外的負擔。

優先寫下「 100% 確定」的行程

我的規劃方式是把今天「確定要完成的工作事項」以及「確定會開的會議」優先紀錄在手帳上,既然已經確定了,至少有九成機率不會更動,也不用重新花時間謄寫。

畢竟,我們偶爾會因為行程遭到更動,一個忙碌或不開心,匆匆的畫上醜醜的刪除線,雖然很多人覺得手帳愈亂愈有價值,但是我還是偏好整齊乾淨的手帳,畢竟手帳乾淨才容易閱讀,也不會因此遺漏事項唷。

▼ 畫滿刪除線的手帳,凌亂且難以閱讀,真的不建議使用刪除線。

紀錄重點:人與事

該紀錄到多細節的事情呢?建議大家不用記到太細節,因為手帳的格子不大,以我的 Raymay Nofes 來看,週記事的格子的確不大,如果行程太多,又要顧略到每個細節,很容易就會借用到明天的格子,在確認行程時,無法在第一時間搞清楚這是今天還是明天的行程。

我的紀錄方式,通常只記「人」跟「事」,愈簡短有力愈好。但如果你覺得這樣的紀錄方式不適合你,可能太過籠統,你也可以再多記一些明確的事項協助你查閱。但老話一句,記得確認你每一天的格子夠大,可以讓你紀錄更多東西;如果格子真的沒那麼大,卻仍有紀錄細節的必要,建議大家可以使用便利貼輔助。

開會實際花費的時間

接著來聊聊會議的時段紀錄。

上班後總是避免不了大會小會,如果你願意也可以使用手帳紀錄與安排你的會議。假設會議有確定的時間,也要記得寫上去,才能快速的確認是否會跟其他會議衝突。

假使你是會議主持人,或經常需要安排會議的時段,我建議可以把實際開會的時間補充上去。

舉個例子,A 會議原本預定 2~5 點,實際上卻開到 6 點,比預估的時間多了 1 個小時,我們同樣要把多出來的 1 小時寫進去。

會後可以檢討開會的時間是否有在掌控內?是過長還過短?delay 的頻率多高?該如何改進… 等等?

透過這樣的紀錄,慢慢抓出適合自己的主持節奏,才不會讓會議顯得冗長又沒效率喔。

▼ 在會議時段後加上一些註解,更有利於會後檢討。


工作待辦事項

一提到工作待辦事項 (todo list),腦海應該會浮現「在每個待辦事項前面加入方格,有做到打勾,沒有做到就留白或打叉。」這樣的畫面吧!

但,問題來了!這些沒有完成的工作待辦事項,你們通常會怎麼處理呢?

我這邊舉兩種常見的做法,大家也是這樣做的嗎?

  1. 在其他日期 / 時間,重新謄寫一遍
  2. 來玩連連看,用箭頭拉線的方式,移動到其他欄位

我想,手帳有趣的地方就在這!因為這些做法都沒有正確答案,只有「適不適合自己」、或「自己喜不喜歡」。

所以大家不妨思考一下,你們會選擇哪一種?

 如何管理尚未完成的待辦事項

而我建議的處理方法,是上述兩種都不採用的第三種方法:「不重新謄寫」,也「不畫箭頭」。

就讓沒有完成的工作代待事項繼續放在原位子吧,等到完成的時候,再回去打勾並加上完成日期,我選擇這種做法的理由如下:


為何不用箭頭?

箭頭雖然很方便、也很明確,但我對手帳有股執著的潔癖,不喜歡看到太多雜亂無序的線條及塗改痕跡,所以我果斷捨棄箭頭。


為何不重新謄寫?

如果有很多的工作待辦事項都沒完成,每件都要重新謄寫應該會累死人。久而久之會懶得再寫工作手帳、甚至翻開來就驚恐。此外如果今天的工作量又特別多,謄寫多少會佔用工作時間,而且短時間內寫太多字手也會痠 XD。


推薦的做法

每一條代辦事項前面都有方格,所以很明顯可以看到未被打勾的方格。因此我會利用早上剛到公司吃早餐時,重新檢查這禮拜沒有做記號的方格,確認待辦事項的進度及重要性並優先處理。假使這是時程較長的專案工作,也可以選擇累積到禮拜五再一次處理。


也許會有朋友覺得疑惑,「不重新謄寫」,也「不畫箭頭」,真的會回頭看已過去的日子嗎?

其實,這就是我選擇「一週一頁」作為上班手帳的原因之一,只要你的工作待辦事項還記錄在同一頁,我們就一定看得到,所以不用怕會錯過;當然,如果你的工作已經拖到下禮拜,需要回頭翻頁清除未完成的工作,也許可以考慮採用謄寫的方法,或是思考如何改善工作效率。

成為會議記錄高手

常見的一週一頁格式都是「左邊放日程計畫,右邊留白給大家隨意發揮」,而空白處常見的樣式是方格(方眼)以及橫線(橫罫),對我而言兩種都可以接受,只要印刷的線段不會濃到蓋住我寫的字即可。

如同前面所提,相對於空白處到底要是全空白?方格?或橫線?我比較在意的反而是線條的「濃淡」會不會喧賓奪主。

像圖片右一 Nofes 的虛線以及右二 Traveler’s Notebook 的方格,線條深淺我都覺得剛剛好。而左邊這款筆記本的線條我就覺得太濃,以致於買來有點後悔,太濃的線條反而沒辦法凸顯自己寫的字,甚至會讓筆劃跟線條互相蓋住,而且我也很難寫螞蟻字,要完美寫在格子里根本不太可能,所以到現在還不敢在這本筆記本上寫字。

因此,建議大家買手帳時請一定要到實體店面看過一輪。如果可以拆開來,或是有 sample 可以看,就儘量看吧!不要買了才後悔,真的會欲哭無淚呢。

讓我們再拉回來會議紀錄的部分,我會利用手帳右邊的空白處做會議記錄,不會再另外拿筆記本,畢竟同樣都是跟工作有關的事務,如果再分散其他本子紀錄,之後要整合或是互相對照會比較麻煩。

如何寫出一個有效的會議紀錄

我的紀錄格式大略如下:

  1. 標題 :開會的日期或會議當日主題
  2. 用條列式紀錄「跟自己有關的」會議重點以及代辦事項。
    畢竟會議通常不會只有一個主題,如果你不是會議主持人,請專注在跟自己相關的議題上即可,不要把所有人說過的話都紀錄起來呀!
  3. 同樣把「人」和「事」點出來,紀錄的時候可以再把一些細節補上,通常一個功能遭到質疑時,總會有人拋出想法給例子,如果你覺得這些例子還不錯,也可以把他紀錄起來作為參考。

假使一天要開很多會議,我會選用黑筆做區隔,從左邊的紀錄區塊開始拉線,延伸到右邊的會議記錄,除了有個區分之外,也可以很快的知道這是哪一天的會議記錄唷 :)

活用週末格子

利用前述的工作方法,讓左邊禮拜一到禮拜五的格子,以及右邊大大的空白頁都填滿我們的工作紀錄。但還有一個區塊尚未被開發到,那就是位於左邊「禮拜六跟禮拜日」的假日時段啦!

如果你不是服務業,那麼通常都是週休二日,所以不會有會議以及代辦事項需要紀錄。但對我們這些強大的手帳控來說,人生不就是以塞滿手帳為目標的嗎!我們要在有限的資源上做最有效的運用,因此,你怎麼能允許手帳有空白~

週末格子使用方法一

讓我們利用假日的空白,紀錄下禮拜要做的工作清單 ,我們先不用思考這些代辦事項要排在下禮拜的哪一天?

▼ 先把所有覺得要做的事情一股腦兒的寫出來,等到下禮拜再慢慢的排時間做吧。

週末格子使用方法二

你也可以利用假日的空白,總結這個禮拜工作的進度唷。

首先讓我們把手上的專案分門別類,像我是用工作的類型區分,再排出哪些事情「已完成」?哪些事情「待完成」?

如此一來,就能瞭解自己的工作效率,並進行簡易的專案控管。最後也可以把待完成的事項排到下禮拜繼續進行。

不管是要總結這個禮拜的工作進度,或是規劃下禮拜的工作項目,都可以有效地利用週末的空白,以上兩種方法推薦給大家。

TIPS: 多色筆的活用建議

有的人對於「顏色」這件事有股莫名的執著,像我也會 XD

但其實不同顏色的筆只是讓你用來做區分罷了。只是用久了,難免有一套自己習慣的顏色理論。就跟色彩學一樣,在通用的情況下,紅色通常是用來記錄「最重要/緊急的事情」…等等。

這邊也分享給大家我常用的幾種顏色:

  1. 黑色 / 藍色:黑或藍永遠是筆記的主要百搭色,一般紀錄推薦使用黑或藍色做紀錄,看久眼睛也不會疲勞喔。
  2. 紅色:開會講求的是有效率的紀錄,建議大家不要花時間去想「我這支筆的顏色是用來搭配甚麼類型的事情?」
    一忙起來還要想要用什麼顏色的筆,反而會讓自己更加混亂。
    就像前面所言,紅色通常用來記錄重點事項,所以在緊急情況下,就用紅色來幫忙紀錄重點吧。
  3. 淺橘色 / 淺綠色: 一般記事用黑色或藍色,重點紀錄用紅色。那還有甚麼事情需要在開會時紀錄呢?
    我建議可以買一隻淺橘色或淺綠色的筆,以不要蓋住前面兩種顏色為主,可以在文字上畫圈,或是額外增添註記,既不會喧賓奪主,又可以引起自己的注意力,是很棒的搭配。

寫在後頭之版權宣告

  • 「神奇的手帳整理魔法」一書作者為 MUKI wu,即日起取得出版社同意,將書上的所有內容放在部落格,供大家試閱。
  • 其他網站未取得授權禁止轉載與引用。一旦發現文章以及圖片被盜用,一定追究(書中所有圖文內容皆有著作法保護,請大家自重勿隨意竊取)。
  • 此書尚未絕版,如果您喜歡,歡迎以行動支持收藏實體書:http://www.books.com.tw/products/0010664060

以上~有任何問題歡迎留言或是到粉絲團 / IG 詢問唷! 也歡迎追蹤我 👍