用 Notion 製作 2020 年度回顧表

2020 年度回顧 / 每個月最值得紀念的時刻

昨天突然想做一個 2020 年的回顧表,在三個載具中來回選擇,最後選擇使用數位筆記。

載具比較

▼ 以下是我做的簡易比較,可以看到使用數位筆記的「勝」比較多,雖然位置無法任意更動,但排版也會比較整齊,所以最後我選擇用數位筆記 Notion 來製作 2020 年度回顧。

載具名稱紙本手帳電子手帳數位筆記
製作時間最長最短
靈活度
(EX. 可隨意調整位置)
適中最靈活 最不靈活
數位資料支援度
(EX. 照片,圖表數據)
支援度最低適中支援度高

年度回顧表介紹

有興趣的朋友,可以直接點擊我的 Notion 筆記,複製後去作修改。

這份回顧表總共分作四大區塊:

1. 每個月最值得紀念的時刻

2020 年度回顧 / 每個月最值得紀念的時刻

我平常就有拍照並同步到 Google 相簿的習慣,所以我是透過 Google 相簿去回顧發生的事情,然後選出最值得紀念的那一天!

做了一次完整的回顧後,真的會覺得沒有白活 XDD,然後滿滿的回憶會湧現上來,讓自己對明年更有規劃與期待!

2. 我的 TOP3

2020 年度回顧 / 我的 TOP3

今年因為疫情關係,旅行數量銳減,所以我就沒有把旅行納入 TOP3 了,而是都走比較靜態的活動,像「電影」、「戲劇」,以及「小說」。

這邊的規劃很一致,左側是今年看過的數量右側選出心目中的前三名,然後寫一些喜歡的語錄跟短評,完成了我今年的 TOP3 回顧。

3. 運動紀錄

2020 年度回顧 / 運動紀錄

這邊是用圖表來表達數據的變化,數據來源是我的 Garmin 智慧手錶。其實平常沒有運動的習慣,所以只能記錄步數跟體重 😂,如果平常有在運動的朋友,應該可以做出更多更厲害的變化與回顧吧!

4. 粉絲團經營數據

2020 年度回顧 / 粉絲團經營數據

Instagram 的 Top Nine 在網路上有非常多的服務,我使用的是 CreatorKit 這家的服務,只要輸入自己的 IG 帳號就可以產生數據了,非常方便。

相對的,Facebook 粉絲團就沒有這一類的第三方服務,我是自己去洞察報告回顧一年的貼文,然後找出最高的九名 XD。幸好我的發文量不多,所以找起來還算方便,很難想像每天都發 3~4 篇文章的小編該怎麼去做年度回顧 QQ,也許有更方便的方法但我沒找到 XDD。


Notion 小技巧

在這個回顧表裡,我有用到一些 trick 跟第三方的服務,讓 Notion 的排版可以更好看,如果你看完我的數位筆記後,腦海響起「這個東西是怎麼做的呢?」,那也許以下文章可以幫你解惑唷!

1. TOP3 的大數字是怎麼做的?

我在 TOP3 看過的電影、戲劇,以及小說下方,用了大大的數字顯示總量,這個並非 Notion 的功能唷,他其實是一張圖片 XDDD。

▼ 大數字示意圖

我在網路上找到一個大數字產生器的服務,可以線上製作文字並轉成圖片來使用,非常的方便。

▼ 可以輸入文字的字型、大小,框線與字體顏色… 等設定,並在左側的白色區塊即時預覽效果!

▼ 點擊「Crop Box」的按鈕,可以調整裁切的範圍,直接用滑鼠拖曳與調整大小就可以囉!

▼ 我希望放在 Notion 筆記時,文字不要太靠左邊,所以我的裁切範圍有把左側的空白包含進來。

選好裁切範圍後,點擊「Download – png」或「Download – jpg」以儲存圖片,再上傳到 Notion 筆記看看效果吧!假設不喜歡該文字的樣式或位置,都可以隨時回來網站做調整。

2. 如何製作巢狀欄位?

Notion 很吸引人的地方,就是可以做出二欄、三欄,甚至四欄的分欄效果。但,如果在二欄裡面再做分欄 (也就是巢狀欄位),用 Notion 官方的功能是無法完成的。

▼ 不過我在這邊用了一個小技巧做到了,示意圖如下:

步驟一

先把筆記的主要分欄拉好,然後再要新增巢狀欄位的區塊,先新增一個 page 區塊。

步驟二

接著編輯剛剛新增的 page 區塊,這邊放置的就是我們要新增的巢狀欄位。一樣要先把分欄建立好唷,之後是無法編輯的,所以必須在這個階段就先把欄位排好。

步驟三

接著回到主頁面,選擇 Page 區塊,我標紅框的按鈕

然後選擇「Turn Into」▻ 「Toggle list」

步驟四

把 Toggle List 左側的三角形打開,就可以看到我們剛剛製作的欄位,已經成功嵌入到右欄了。

最後,也可以選擇把 Toggle List 的標題給刪除,這樣巢狀欄位就會一直顯示在畫面上囉!

3. 怎麼使用 Notion 製作圖表?

Notion 官方沒有提供圖表的功能,所以我用的是第三方的網站服務,他的數據來源是 Google Sheets,所以我們也要會利用 Google Sheets 來建立數據喔。

如何用 Google Sheets 建立數據的部分就不多說了,因為我自己也只會簡單的一維資料,對 Google Sheets 有研究的朋友,可以試著利用這個服務做出更強大的圖表展示 XD。

▼ 比較需要注意的地方,就是 Google Sheets 的網址要怎麼填?還有數據的範圍該怎麼寫?

接著可以客製化自己的圖表,最後再按下 「MAKE MAGIC」按鈕就好囉!

灰底文字就是我們要嵌入的網址,請在 Notion 使用 embed 這個區塊,將網址輸入進去就會出現圖表了,真的非常的方便 XD。


以上就是我用 Notion 製作 2020 年度回顧表的一些分享,如果有更好的想法也歡迎一起交流唷~

用 Notion 製作讀書清單

我最近買了一個大大讀書的服務,是用「影片」+「簡報」的方式,幫我們導讀完一本書。我自己還蠻喜歡看書的,但不能否認的是,現在市面上很多書為了充飽字數,會添加很多不必要的敘述,讓人看得很煩躁 XD。

所以我想利用大大讀書這個服務,幫我把每本書的重點抓出來,並協助我快速「聽」完。如果對這本書產生了興趣,再回頭去買,也許會更有效率一些。

為了整理這些讀書資料,我用了 Notion 協助我追蹤與管理。不過我習慣是,看完一本書,會先在手帳記下書名,等累積到一定數量後,再找時間一次整理回 Notion 中。

話不多說先上圖:

我的 Notion 讀書清單

其實本來想直接分享這個 Notion 筆記,但考慮到大大讀書的這些簡報,是有付費的使用者才能拿到,所以為了不影響權益,就無法直接分享筆記啦,敬請見諒~。

讀書清單規劃

前面有提到,大大讀書除了影音外,有的書籍還會提供簡報整理重點。因為不是所有書都有簡報,所以我希望能「單獨顯示有附簡報的書籍」。

我一開始的做法是,開一個新的 Gallery List,將有簡報的書一篇一篇傳上去;另外再開一個新的 Table List,將書籍資料填好。而這兩個 List 完全沒關係,資料也是完全獨立的。

不過做到一半時,靈光一閃,想起 Notion 有 Database 這個功能,特性是共用同一份資料,但是用不同的 List 顯示!登愣,這不就是我要的功能嗎~,最後變成:Gallery 會吃到 Table List 的資料,但是他只會顯示「有簡報」的這些書籍!

第一次用 Notion 的 Database,突然感受到它的強大,也幫我解決了重複上傳資料的傻事(覺得開心~)。

Database 使用介紹

這邊就以讀書清單為例子,跟大家分享我的作法。

步驟一:先建立一個 Table List

首先該建的資料還是要建好,我先建立讀書的 Table List,內容如下:

步驟二:決定要查詢的欄位

▼ 我希望顯示「有簡報」的書籍,所以我在「類型」這一欄,建立了一個簡報的標籤。

步驟三:新增 Block

新增 Block 時,選擇「Create Linked Database」。

其實也可以在原來的 Table List 裡新增 View (Add View),但我不想要將清單切來切去,我希望可以一次看到所有資訊,所以我選擇的做法是 ▼ 新增 Block

▼ 然後選擇要顯示的 Database

步驟四:新增 View

新增後的 Database,會跟原來的讀書清單長得一模一樣,標題左側的「↗」可以連到原有的資料庫。意思就是說,如果你連結的資料不在同一個頁面裡,可以用這個功能快速找到原本的資料。

▼ 選擇 Add a View:

新增完成後,預設一樣會顯示所有的書籍資訊,只是用 Gallery 的形式出現,所以最後一步,就是要幫他們建立 filter 啦!

步驟五:建立 Filter

▼ 點選清單最右側的「…」↠ 「Filter」↠ 「Add a Filter」

Filter 有三個欄位:屬性(Property), 條件, 值(Value),可以根據自己的需求建立。

▼ 以讀書清單的例子來說,我希望顯示有簡報這個類型的書籍,以下是我的 Filter。

Filter 可以建立多組,也可以排序。所以可以善用 Filter 讓資料有非常多種的變化唷!

用 Notion Template 製作時間管理四象限

大家有用數位工具做手帳的習慣嗎?

講到數位工具,台灣最有名的就是 Evernote 了。不過 Evernote 比較偏向「純筆記」,如果要拿 Evernote 做更複雜的手帳筆記術,可能需要很大的腦洞,所以我今天想跟大家分享的是「Notion」這款數位工具。

可以把 Notion 看成是「Evernote + Wiki + Trello + Google Keep + Calendar 」的數位工具大補帖,我上班也都是用他來當作工作手帳使用的唷。

我覺得數位工具兩個核心:強大的功能、乾淨的介面,Notion 都符合了~。所謂強大的功能,其中之一,在於 Notion 有很多好用的模板,而這些模板該怎麼發揮最大價值?就是看大家的創意啦 👍。

製作時間管理四象限

我自己有發明一個用 Notion 做到「時間管理四象限」的方法。

說是自己發明的也是有點太超過 XD,也許在地球的某一端也有人用一樣的方法。但事實上,我沒看過任何人這樣做 (也許有但我真不知道),也沒參考過任何相關資料,完全是自己想出來的,所以就借我嘴一下吧 XDDD。

話不多說,先上圖,有興趣再繼續往下看:

其實對 Notion 很熟的朋友,看完這張圖應該就知道怎麼做了~。

沒錯,就是用它內建的 Gallery 模板來製作時間四象限。

什麼是時間四象限?

時間四象限法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個象限:既緊急又重要,重要但不緊急,緊急但不重要,既不緊急也不重要。

來源:MBA 智庫百科

製作小撇步

1. 慎選 Card Size

四象限是 2 x 2 的方格,所以記得 Card Size 要慎選,可以依照你的螢幕大小做調整。像我如果選了 Small 就會變成 3 x 1 的配置,這樣就不是四象限了~:


2. 用顏色區分類別

每個象限(Card) 點進去之後,又是獨立的一頁。我們可以在頁面裡新增如「待辦清單」這樣的區塊內容,並用顏色區分待辦清單的類別


3. 讓任務有優先再優先的感覺

因為四象限的主頁面,每一個象限 (Card) 最多只能放 6 行。

如果你跟我一樣,還有再分類如「工作」,「私人」這樣的類別,那麼又會多占兩行,所以實際上主頁面只能放 4 個任務,再多就要點進去獨立頁面看了。

所以,這四個任務的順序就很重要了!哪些任務要能優先在主頁面看到?哪些任務點進獨立頁面才會看到?已完成的任務要放在主頁面嗎?分類該怎麼調整呢?… 這些就是我們要思考的部分啦!

而妥善利用這六行,就可以讓任務有「優先再優先」的感覺囉。


4. 在每個象限做個 Tiny Note

在獨立的象限中,可能會有一些事情是我們要特別提醒自己的,但他卻不是待辦事項~。寫在頁面怕多占一行,但不寫又怕忘記,這種情況下,我們可以自己新增 Notes,把這些資訊寫在裡頭:

Tiny Note

使用方法很簡單,先進入獨立頁面,點選「Add a Property」,再把屬性名稱命名為「Notes」,然後再寫上自己專屬的筆記:

接下來回主頁面,再把這個名為 Note 的 Property 叫出來就可以囉!


最後我也放上自己製作的這個模板給大家參考,懶得自己折騰的話,也可以直接選 右上角的 Duplicate 複製回你自己的 Notion 喔!

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利用手帳達成學習目標

最近參加了 FB 社團:手帳筆記工作術的活動,活動是每個月都會發布一個主題,例如這個月是學習。只要一個月堅持七天有持續並記錄,就算是順利完成該活動。

這對手帳荒廢已久的人,或是不知道要記錄什麼的人來說,我覺得還蠻實用的,至少可以給大家一個方向吧。

(閱讀全文…)